Introduction

Les Open Society Foundations (« Open Society », « nous », « notre », « nos ») s'engagent à respecter les lois sur la protection des données et à vous fournir des informations transparentes sur la manière dont nous traitons vos données. 

Cet avis d'utilisation des données (« Avis ») fournit des informations sur les données que nous collectons lorsque vous soumettez une demande de subvention, sur l’usage que nous en faisons, la base légale de celle-ci et les droits dont vous pourriez bénéficier en vertu des lois pertinentes sur la protection des données. 

Si d’autres traitements de données personnelles sont nécessaires dans le cadre d'une demande de subvention, un autre avis vous sera fourni au moment de ce traitement. 

De plus amples informations sur nos pratiques en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité sont disponibles dans notre Politique générale de Confidentialité accessible ici.  

Responsable du traitement des données

Les Open Society Foundations disposent de bureaux dans le monde entier. Pour en savoir plus sur l'endroit où nous sommes situés, consultez notre page des Bureaux et fondations.  

En général, le programme Open Society qui gère la subvention à laquelle vous postulez, ainsi que nos fonctions de gestion et d'exploitation, agissent en tant que contrôleurs conjoints de votre demande, déterminant ensemble son résultat. Le programme qui gère les demandes de subvention et examine les demandes, ainsi que les fonctions de gestion et d'exploitation, entreprennent l'administration, la vérification et le respect des règles de conformité. 

Lorsque vos données sont partagées entre les bureaux d'Open Society, c'est sur la base de nos intérêts légitimes et soutenu par des accords qui garantissent la sécurité et la confidentialité des données, y compris des protections pour les transferts internationaux de données conformément aux lois applicables en matière de protection des données.  

Pour plus d'informations sur les bureaux impliqués dans le traitement de votre demande ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement des données, vous pouvez contacter [email protected].  

Données que nous traitons et finalité et base légale de celles-ci 

Lorsque vous faites une demande de subvention auprès de nous, nous vous demandons de fournir des informations sur : 

• votre travail, projet ou idée 
• le contexte social, politique et autre de celle-ci 
• vos antécédents et votre expérience et/ou les antécédents et l'expérience de votre organisation et/ou de ses autres membres 
• l'impact que vous espérez créer en recevant une subvention ; 
• vos coordonnées et/ou celles de votre organisation et votre localisation 
• tout autre renseignement pertinent à la demande ; 

Nous traitons ces données afin d'évaluer votre demande et de gérer nos subventions et nos programmes, sur la base de nos intérêts légitimes et/ou en préparation de la conclusion d'un contrat de subvention avec vous.  

Les fonctions de gestion et d'exploitation d'OSF peuvent également traiter votre demande pour gérer et évaluer l'octroi de subventions en général et à des fins de recherche et d'archivage afin que nous puissions identifier les principales tendances en lien avec nos programmes et projets. 

Données de catégorie spéciale 

Dans le cadre de votre candidature, vous pouvez choisir de fournir des informations de nature plus sensible, par exemple la race, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, les convictions politiques ou philosophiques ou votre état de santé ou celui des membres de votre organisation. En raison de leur nature potentiellement sensible, ces informations sont classées comme « données de catégorie spéciale » en vertu des lois sur la protection des données et nécessitent un traitement particulier.  

Nous traitons ces données afin de prendre une décision sur l'attribution de la subvention en tenant compte des considérations de diversité, de surveiller et de promouvoir la diversité dans l'octroi de nos subventions en général et, dans certains cas, lorsque ces données sont liées aux critères de subvention, de décider si la demande répond à ces critères.  

En tant que personne effectuant une demande de subvention, nous traitons ces données sur la base de votre consentement. Si vous postulez au nom d'une organisation, nous traitons ces données dans le cadre de nos activités légitimes en tant qu'organisation à but non lucratif à but politique et/ou philosophique. Alternativement, lorsque ces informations ont manifestement été rendues publiques par la personne concernée, nous traitons les données sur cette base.  Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la section consentement ci-dessous. 

Partage de données et sous-traitants  

Partage au sein du Réseau Open Society Foundations 

Votre demande est partagée avec le programme qui gère la subvention pour laquelle vous postulez et avec les fonctions de gestion et d'exploitation aux fins énoncées ci-dessus, sur la base de nos intérêts légitimes. 

Evaluateurs externes 

Nous pouvons faire appel à un panel d'évaluateurs externes, composé de personnes possédant des connaissances ou une expérience spécialisées pertinentes à la subvention en question, afin de nous aider à examiner et à évaluer les demandes de subvention. Lorsque des évaluateurs externes sont engagés, nous pouvons leur transmettre une copie de votre demande de subvention à cette fin. Nous engageons des évaluateurs externes sur la base de contrats qui garantissent la protection et la confidentialité de vos données. Nous partageons les données de cette manière sur la base de nos intérêts légitimes dans l'évaluation de votre candidature.  

Processeurs 

Nous travaillons avec certains prestataires de services tiers soigneusement sélectionnés qui effectuent des tâches de traitement des données sur la base de nos intérêts légitimes dans l'administration des demandes de subventions. Il s'agit notamment des fournisseurs de services qui aident à déterminer l'équivalence. Nous engageons ces tiers à des conditions qui garantissent la confidentialité et le respect des lois sur la protection des données. Une liste des sous-traitants ultérieurs que nous engageons est disponible sur demande. 

Transferts internationaux de données 

Lorsqu'il est nécessaire de transférer vos données à un destinataire en dehors de l'Union Européenne (UE) ou de l'Espace Économique Européen (EEE), où les lois locales peuvent prévoir un niveau de protection inférieur pour les données personnelles, nous veillons à ce que les données personnelles soient protégées de manière adéquate en utilisant des garanties de transfert international, par exemple les clauses contractuelles types émises par la Commission Européenne.  

Période de conservation 

Nous sommes en train de revoir nos périodes de conservation et nous les publierons, dès qu'elles seront disponibles, sur notre site Web. En général, nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées - dans ce cas, la gestion de votre demande de subvention. Nous pouvons également conserver certaines données personnelles à des fins d'archivage et de recherche.     

Vos droits 

Dans certaines circonstances, vous pouvez bénéficier de certains droits en ce qui concerne vos données personnelles en vertu des lois sur la protection des données du Royaume-Uni et de l'UE, notamment le droit de demander l'accès, la rectification ou l'effacement de vos données, le droit de vous opposer au traitement, de retirer votre consentement et de limiter le traitement de vos données.  

En règle générale, ces droits ne sont disponibles que si vous êtes basé au Royaume-Uni ou dans l'UE et/ou lorsque notre ou nos bureaux traitant vos données personnelles se trouvent au Royaume-Uni ou dans l'UE. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet Avis, sur la manière dont ces droits peuvent s'appliquer à vous ou pour exercer ces droits, contactez-nous par e-mail à l’adresse : [email protected].   

Si vous estimez que vos données personnelles ont été traitées illégalement, vous pouvez avoir le droit : 

1. de déposer une plainte auprès de nous par courriel  à l'adresse [email protected] si vous vous trouvez au Royaume-Uni. Si vous ne recevez pas de réponse dans les 30 jours, vous pouvez en informer l'autorité de contrôle britannique de la protection des données ; 
2. informer les  autorités de contrôle de la protection des données de l'UE  si vous vous trouvez dans l'UE.