Cet article fournit des conseils sur les rapports narratifs et financiers requis.
Sous l’onglet Accueil, faites défiler jusqu’à Mon tableau de rapports.
Ici, vous pouvez voir tous les rapports pour toutes les subventions. Pour afficher les rapports d’une seule subvention, accédez à partir de l’enregistrement de la subvention, en faisant défiler jusqu’à la table Mes subventions et en ouvrant l’enregistrement de la subvention. Pour plus d’informations sur l’enregistrement de subvention, consultez cet article.
Ce tableau indique l’ID du rapport, l’ER, le type de rapport (financier/narratif), la date d’échéance, l’ID de la subvention et le statut.
Veuillez noter que les rapports narratifs et financiers doivent être soumis pour se conformer aux conditions de votre subvention. Le système enverra des alertes et des rappels si un rapport est soumis sans l’autre.
Présentation du rapport narratif
Dans le tableau Mes rapports,
- Sélectionnez le type de rapport, Narratif
- Cliquez sur Flèche d’action et sélectionnez [Modifier]
Cette section vous permet de réfléchir aux objectifs identifiés dans votre demande . Si vous avez déjà soumis une demande par l’intermédiaire de ce portail, les réponses à votre demande initiale seront partagées avec vous. Sinon, veuillez vous référer à votre demande originale lorsque vous répondez à ces questions.
Modification des dates de période des rapports
Les dates de rapport reflètent les dates auxquelles vous faites votre rapport. Si ces elles ne sont pas correctes, cliquez dessus et modifiez-les pour qu'elles correspondent aux dates correctes.
Fournir une réponse aux objectifs
En réfléchissant à vos objectifs initiaux et aux progrès réalisés pour les atteindre, nous pouvons apprendre comment le changement se produit. Cela nous permet d’améliorer notre compréhension de votre travail et des défis auxquels vous pourriez être confronté pendant cette subvention.
Cliquez dans la zone de texte sous «Progrès vers l’atteinte des objectifs» et entrez une réponse
Veuillez noter que cette zone de texte ne prend pas en charge le contenu riche, tel que le gras ou l’italique. Pour agrandir la boîte, cliquez et faites glisser les trois lignes diagonales situées dans le coin inférieur droit.
Orientation pour fournir des objectifs
Cette section doit :
- Décrire vos progrès par rapport à vos objectifs au cours de la période de rapport.
- Partager des données, y compris des chiffres, des histoires et des exemples qui vous aident à évaluer vos progrès vers vos objectifs.
- Identifier tout changement ou changement dans vos objectifs et résultats et pourquoi ces changements étaient nécessaires.
Cette section ne doit pas :
- Se concentrer uniquement sur les résultats ou l’achèvement des activités. Par exemple, au lieu de rendre compte du nombre de personnes qui ont assisté à un atelier ou du nombre de téléchargements d’une publication, donnez des exemples de la façon dont les participants à l’atelier appliquent maintenant leurs nouvelles connaissances et compétences, ou de la façon dont vos publications sont utilisées par les décideurs politiques ou les praticiens de votre domaine.
Apporter une réponse aux défis
Comprendre les défis auxquels nos partenaires sont confrontés et la façon dont ils y répondent nous aide à apprendre comment mieux soutenir nos partenaires et les aider à anticiper et à surmonter les défis à l’avenir.
Les défis peuvent être internes ou externes. Il peut s’agir de problèmes qui influent sur la capacité de votre organisation à mener à bien le travail initialement décrit dans votre demande et à avoir un impact, tels que des défis financiers, des défis en matière de leadership et de gouvernance, des défis liés à la réputation, des défis découlant de relations essentielles avec d’autres partenaires, ou des facteurs politiques et environnementaux (p. ex., lois et politiques, questions de sécurité nationale, corruption, discrimination, harcèlement, surveillance ou détention affectant le personnel, etc. ).
Cliquez dans la zone de texte sous Défis, entrez la réponse
Veuillez noter que cette zone de texte ne prend pas en charge le contenu riche, tel que le gras ou l’italique. Pour agrandir la boîte, cliquez et faites glisser les trois lignes diagonales situées dans le coin inférieur droit.
- Cliquez sur [Suivant] pour enregistrer et passer à la section suivante.
- Cliquez sur [Enregistrer pour plus tard] pour enregistrer et quitter. Vous reviendrez à la page d’accueil.
Lignes directrices pour apporter une réponse aux défis :
Cette section droit :
- Décrireles défis internes et/ou externes qui ont eu un impact sur votre travail et votre progression vers vos objectifs.
- Décrire tout changement important apporté au contexte dans lequel vous travaillez, comme les développements dans le domaine, et s’il y a eu des changements importants dans votre organisation.
- Expliquer comment vous avez atténué les défis ou comment vous prévoyez de les atténuer, si possible.
- Identifier tout nouveau défi potentiel à l’horizon qui pourrait avoir une incidence sur ce travail et comment vous pourriez les atténuer.
Cette section ne doit pas :
- Documenter les défis sensibles qui sont mieux discutés directement avec votre contact Open Society, par exemple, les questions de harcèlement et de surveillance.
Réponse aux leçons apprises et informations supplémentaires
Cette section nous permet de comprendre mieux comment et ce que vous avez appris au cours de la période visée par le rapport, et comment cela éclaire votre travail futur.
Nous voulons comprendre comment vous utilisez ce que vous avez appris et comment cet apprentissage éclaire vos décisions stratégiques concernant ce travail. De plus, nous cherchons à comprendre les idées qui peuvent aider à éclairer la stratégie et le travail en cours d’Open Society.
Cliquez dans la zone de texte sous Leçons apprises, entrez la réponse
Veuillez noter que cette zone de texte ne prend pas en charge le contenu riche, tel que le gras ou l’italique. Pour agrandir la boîte, cliquez et faites glisser les trois lignes diagonales situées dans le coin inférieur droit.
Lignes directrices pour donner suite aux leçons apprises :
Décrivez les informations externes et internes tirées de votre travail et/ou sur les problèmes sur lesquels vous vous concentrez, ou sur ce dont votre organisation et votre personnel ont besoin pour réussir.
Fournir une réponse à des renseignements supplémentaires
Il s’agit d’une question facultative. Vous pouvez le laisser en blanc. Mais nous voulions offrir un espace supplémentaire au cas où vous souhaiteriez partager davantage ou qu’on vous aurait demandé de partager.
Cliquez dans la zone de texte sous Informations supplémentaires, entrez la réponse
Veuillez noter que cette zone de texte ne prend pas en charge le contenu riche, tel que le gras ou l’italique. Pour agrandir la boîte, cliquez et faites glisser les trois lignes diagonales situées dans le coin inférieur droit.
Directives sur la fourniture d’informations supplémentaires :
Cette section ne doit pas :
- Être long.
- Couvrir les sujets qu’il est préférable d’aborder en conversation avec votre contact de l’Open Society.
Confirmation des activités
Cette section nous permet de comprendre tout changement entre votre demande initiale et les activités qui ont eu lieu au cours de la période visée par le rapport.
Répondez aux questions en cliquant sur Oui/Non
- Confirmez-vous que les activités financées dans le cadre de cette subvention étaient conformes au projet et au plan de travail approuvés?
- Confirmez-vous que vous avez respecté toutes les conditions de la subvention précisées dans l’accord de subvention?
Si Non est entré pour l’une ou l’autre des questions,
- Veuillez remplir l’encadré Explication des changements d’activité
Réponse à l’explication des changements budgétaires, s’il n’y en a pas, veuillez entrer aucun dans la zone de texte.
Pourquoi nous posons la question : Nous savons que les plans changent. Veuillez expliquer ici tout changement important apporté à votre budget.
Téléchargez tout document supplémentaire
Facultatif, s’il y a des mises à jour à partager sur l’avancement du projet, veuillez télécharger les documents ici.
Pour ajouter/télécharger un nouveau document
- Cliquez sur le bouton [Télécharger]
- Sélectionnez le type de document, cliquez sur le menu déroulant
- Si l’option Rapports financiers a été sélectionnée, l’option Année s’affiche, puis sélectionnez l’année du document.
- Cliquez sur [Télécharger des fichiers]
- Sélectionnez Fichier à partir de votre réseau informatique local (disque dur ou lecteur réseau)
- Cliquez sur [Ouvrir]
- Le fichier sera automatiquement téléchargé et présentera une fenêtre de réussite
Présentation du rapport narratif
Une fois terminé, cliquez sur [Soumettre]
Félicitations, vous avez soumis votre rapport narratif !
Soumission du rapport financier
Veuillez comparer les dépenses réelles par rapport au budget initial proposé pour la période visée par le rapport. Vous n’avez pas besoin de fournir un budget de poste pour la subvention de l’Open Society, sauf si les termes de votre lettre de subvention l’exigent expressément.
Si vous avez utilisé notre modèle de budget, veuillez suivre les instructions du modèle. Pour consulter le budget précédemment soumis avec votre demande, cliquez sur le lien en haut du dossier du rapport financier.
Si vous avez utilisé votre propre format, veuillez indiquer vos dépenses réelles en plus de votre budget initial.
Modification des dates de période des rapports
Les dates de rapport reflètent les dates auxquelles vous faites un rapport. Si ces dates ne sont pas correctes, cliquez et modifiez les dates pour qu’elles correspondent aux dates exactes.
- Montant dépensé (Cette période de rapport), Entrez le montant total dépensé.
- Année dépensée (Cette période de rapport), Entrez l’année, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner
- Si ce n’est pas la devise américaine, entrez la devise et le taux de change :
- Devise de paiement, cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la devise
- Taux de change, entrez le taux utilisé pour la mise à jour du modèle de budget
Télécharger un modèle de budget mis à jour
- Cliquez sur le bouton [Ajouter un fichier]
- Sélectionnez Type de document, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Rapport financier
- Année, sélectionnez l’année pour le fichier budgétaire
- Cliquez sur [Télécharger des fichiers]
- Sélectionnez Fichier à partir de votre réseau informatique local (disque dur ou lecteur réseau)
- Cliquez sur [Ouvrir]
- Le fichier sera automatiquement téléchargé et présentera une fenêtre qui vous informe de la réussite
- Cliquez sur [Terminé] pour terminer
Soumettre un rapport financier
- Entrez des notes si nécessaire (facultatif)
- Cliquez sur [Soumettre]
Félicitations, vous avez soumis votre rapport financier !